Una factura no es una plantilla bonita en Word con tu logo: es un documento fiscal con requisitos legales concretos, regulados con detalle en el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012). Si te falta un campo obligatorio, tu factura puede ser rechazada por el cliente o cuestionada por Hacienda en una inspección. Te explicamos exactamente qué debe llevar, campo por campo.

Factura vs. presupuesto: no son lo mismo

Antes de nada, una aclaración que conviene tener clara: un presupuesto es una oferta comercial, sin ningún valor fiscal. La factura es un documento fiscal obligatorio, con numeración correlativa y que genera obligaciones tributarias tanto para ti como, en su caso, para tu cliente. Pueden tener un diseño parecido, pero cumplen funciones completamente distintas.

Los campos obligatorios de una factura completa

Según el RD 1619/2012, toda factura completa (la más habitual entre autónomos que facturan a otras empresas o profesionales) debe incluir:

1. Número y serie, correlativos y sin saltos (por ejemplo, 2026/001, 2026/002…).
2. Fecha de emisión y, si es distinta, la fecha de la operación.
3. Datos completos del emisor: nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal.
4. Datos completos del destinatario: nombre o razón social, NIF y domicilio.
5. Descripción clara de la operación, vinculada a tu actividad. Una descripción como «Consultoría de marketing digital: auditoría SEO y plan de contenidos, mayo 2026» es lo que Hacienda espera ver; una simple palabra como «servicios» resulta demasiado genérica y puede generar dudas en una comprobación.
6. Base imponible.
7. Tipo de IVA aplicado y cuota resultante, desglosados. Si en una misma factura incluyes líneas con distintos tipos de IVA, cada tipo debe llevar su propio desglose independiente (base + tipo + cuota).
8. Retención de IRPF, si corresponde (lo explicamos en detalle más abajo), mostrada como una línea negativa que resta del importe total.
9. Importe total de la factura.

La factura simplificada: cuándo puedes usarla

Para determinadas operaciones, puedes emitir una factura simplificada (lo que popularmente se sigue llamando «tique»), que no requiere identificar completamente al destinatario. Los límites generales son:

• Hasta 400€ IVA incluido, con carácter general, para la mayoría de operaciones B2C.
• Hasta 3.000€ IVA incluido, en determinados sectores específicos: comercio minorista, venta ambulante, transporte de personas y sus equipajes, hostelería, salones de peluquería, utilización de instalaciones deportivas, aparcamientos, autopistas de peaje, y otras actividades reglamentariamente determinadas.

Un matiz importante: la factura simplificada no permite a tu cliente deducirse el IVA de esa operación, ya que no identifica sus datos fiscales completos. Si tu cliente es una empresa o profesional que necesita deducirse el IVA, deberás emitir siempre una factura completa, con independencia del importe.

Las menciones legales según el tipo de operación

El tratamiento fiscal de tu operación determina qué campos concretos debes mostrar y qué mención legal debes añadir:

• Operación exenta de IVA (sanidad, enseñanza reglada, determinados servicios financieros y de seguros): no repercutes IVA, y debes añadir la mención «Operación exenta» junto con el artículo de la Ley del IVA que ampara esa exención (habitualmente el artículo 20).
• Operación no sujeta: tampoco repercutes IVA, añadiendo la referencia legal correspondiente (artículos 7 u 8 de la Ley del IVA, según el caso).
• Exportación a un país fuera de la UE: no repercutes IVA, añades la referencia legal correspondiente, y debes conservar las pruebas del transporte o la exportación.
• Entrega o prestación de servicios intracomunitaria (UE): verifica el NIF-IVA de tu cliente, no repercutes IVA, y añades la mención «Inversión del sujeto pasivo» con su referencia legal (lo explicamos en detalle en nuestro artículo sobre el IVA con clientes de la UE).
• Recargo de equivalencia: si eres proveedor de un comerciante minorista sujeto a este régimen, debes incluir en tu factura las líneas correspondientes al recargo, además del IVA habitual (lo explicamos en profundidad en nuestro artículo dedicado al recargo de equivalencia).

Un matiz que conviene tener claro: «exento» y «no sujeto» no son lo mismo. Una operación exenta está dentro del ámbito del IVA, pero se beneficia de una exención específica; una operación no sujeta queda directamente fuera del impuesto.

Cuándo aparece la retención de IRPF en tu factura

La retención de IRPF no siempre aparece en una factura de autónomo. Solo se aplica cuando concurren, a la vez, estas condiciones:

1. Tu actividad está clasificada en un epígrafe de actividad profesional (sección 2ª del IAE), no empresarial.
2. Tu cliente es una empresa o profesional, no un particular (a los particulares nunca se les aplica retención).
3. Estás en un régimen fiscal al que le corresponde soportar retención.

El tipo general es del 15%, reducido al 7% durante el año de inicio de la actividad y los dos siguientes, en los supuestos que dan derecho a esta reducción. La retención se calcula sobre la base imponible y se resta del importe total a cobrar, ya que es tu cliente quien la ingresa directamente en Hacienda en tu nombre, como un pago a cuenta de tu IRPF.

Numeración: la regla que más se incumple sin darse cuenta

La numeración debe ser correlativa, por series, y sin saltos. Puedes llevar series distintas según el tipo de factura (por ejemplo, una serie para facturas ordinarias y otra para rectificativas), distintos puntos de venta, o distintos ejercicios, pero dentro de cada serie no puede haber huecos sin justificar.

Si necesitas anular una factura, nunca la borres ni la modifiques directamente: eso se considera una irregularidad. El procedimiento correcto es emitir una factura rectificativa que identifique la factura original y el motivo de la corrección, dejando así un rastro coherente y trazable de toda la operación.

Cuánto tiempo tienes que conservar tus facturas

Debes conservar tus facturas emitidas y recibidas durante un mínimo de 4 años, plazo general de prescripción a efectos fiscales (IRPF e IVA). Muchas gestorías recomiendan, no obstante, conservarlas durante 6 años, plazo que marca el Código de Comercio para la documentación mercantil en general, para evitar problemas en caso de comprobaciones que abarquen periodos más amplios.

Errores más comunes al facturar

• Saltarse la numeración correlativa, dejando huecos sin justificar entre facturas.
• Anular una factura borrándola o modificándola, en lugar de emitir la correspondiente rectificativa.
• No aplicar la retención de IRPF cuando corresponde, o aplicarla erróneamente a un cliente particular.
• Facturar sin IVA una actividad que en realidad está sujeta, o al revés, repercutir IVA en una operación exenta sin la correspondiente mención legal.
• Superar los límites de la factura simplificada sin emitir una factura completa cuando el cliente la necesita para deducirse el IVA.
• No conservar las facturas el tiempo mínimo exigido, quedándote sin justificación documental ante una comprobación tributaria.
• Usar software no adaptado a Verifactu: según las fuentes más recientes consultadas, la obligación para autónomos se sitúa en torno al 1 de julio de 2026 (frente al 1 de enero de 2026 para las sociedades), aunque, como explicamos en nuestro artículo dedicado a Verifactu, este calendario ha sufrido ajustes y conviene verificarlo antes de dar una fecha por definitiva.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que poner siempre «pagado» en la factura? No, es una nota opcional. Puede ayudarte a llevar el control de cobros, pero no es un dato obligatorio conforme al Reglamento de Facturación.

¿Puedo emitir una factura a un cliente sin NIF? Si es un particular español, necesitas igualmente sus datos identificativos completos para una factura ordinaria (nombre y domicilio, aunque no siempre sea imprescindible el NIF en según qué supuestos de factura simplificada). Si es un cliente profesional o empresa, sí necesitas su NIF completo en todos los casos.

¿Cuál es el plazo máximo para emitir una factura tras realizar el servicio? Con carácter general, debes emitirla antes de cobrar y, como máximo, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo de la operación.

¿Verifactu cambia qué campos debo incluir en la factura? No. Verifactu regula los requisitos técnicos del software (hash, QR, registro de eventos) y cómo se conservan o envían los registros, pero los campos obligatorios de la factura en sí siguen siendo los que marca el Reglamento de Facturación de 2012.

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Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento fiscal personalizado. Los requisitos específicos pueden variar según el tipo de operación (exenta, intracomunitaria, con recargo de equivalencia); te recomendamos verificar tu caso concreto con tu gestoría antes de definir tu plantilla de facturación.